Conservation, export et suppression des données
1. Principe
Chaque catégorie de données a une durée de conservation déterminée par sa finalité ou par une obligation légale. Aucune donnée n'est conservée « au cas où ».
2. Durées de conservation
| Catégorie | Durée | Fondement |
|---|---|---|
| Compte et paramètres du Client | durée du contrat, puis 12 mois | exécution du contrat, gestion des reprises |
| Données déposées par le Client sur ses clients | durée du contrat, puis période de réversibilité (§3) | instruction du Client (sous-traitance) |
| Factures et pièces comptables de l'abonnement | 10 ans à compter de la clôture de l'exercice | article L123-22 du code de commerce |
| Documents émis par le Client via le Service (devis, factures, avoirs) | conservés pendant la durée du contrat ; la conservation légale incombe au Client | voir §5 |
| Journaux techniques et de sécurité | 12 mois | intérêt légitime, sécurité |
| Échanges d'assistance | 3 ans après le dernier contact | intérêt légitime |
| Demandes d'accès ou de renseignement | 24 mois après le dernier contact | mesures précontractuelles |
| Sauvegardes | purge par rotation, au plus 35 jours après la suppression en base | sécurité et continuité |
Effet des sauvegardes sur la suppression. Une suppression demandée est immédiate en base active. Elle ne devient définitive sur les sauvegardes qu'à l'expiration du cycle de rotation. Pendant cet intervalle, les données ne sont ni accessibles, ni exploitées, et ne sont restaurées qu'en cas d'incident majeur. Ce point est déclaré parce qu'il est vrai, et non passé sous silence.
3. Réversibilité après la fin du contrat
| Phase | Durée | Ce qui se passe |
|---|---|---|
| Accès en lecture et export | 30 jours après la fin du contrat | le Client se connecte, consulte et exporte l'intégralité de ses données |
| Rétention passive | jusqu'à 12 mois | les données ne sont plus accessibles en ligne ; elles restent restaurables sur demande écrite du Client, en cas de reprise d'abonnement |
| Suppression définitive | à l'issue des 12 mois, ou immédiatement sur demande écrite du Client | suppression en base active, puis purge des sauvegardes selon le cycle de rotation |
Les données que l'Éditeur doit conserver au titre d'une obligation légale (facturation de l'abonnement) sont exclues de cette suppression et conservées en archivage restreint pour la seule durée légale.
4. Export
4.1. L'export est disponible à tout moment pendant le contrat, sans frais et sans démarche préalable, depuis l'espace du Client.
4.2. Formats : données structurées en CSV et JSON ; documents (devis, factures, avoirs) en PDF ; pièces jointes dans leur format d'origine.
4.3. Contenu : clients, dossiers, demandes, devis, factures, paiements, relances, écritures de pré-comptabilité, documents et pièces déposées.
4.4. L'export est conçu pour être lisible par un tiers, notamment un expert-comptable, sans outil propriétaire.
5. Répartition des responsabilités d'archivage
Point important, à ne pas confondre. La conservation légale des documents commerciaux et comptables du Client (ses factures, ses avoirs, ses pièces justificatives) incombe au Client, pas à l'Éditeur. Le Service conserve ces documents pendant la durée du contrat et les rend exportables, mais ne se substitue pas à l'obligation d'archivage du Client, notamment au regard des durées fiscales et comptables applicables à son activité.
Il appartient donc au Client d'exporter et d'archiver ses documents, en particulier avant la fin du contrat.
6. Suppression à la demande
Toute demande de suppression est adressée à bonjour@haevenflow.com. Elle est traitée dans un délai d'un (1) mois. L'Éditeur confirme par écrit la suppression effectuée, en précisant les données maintenues au titre d'une obligation légale et la date de leur purge.